Introducción
El trabajo del auditor queda registrado en una serie de
papeles que donde se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la
suficiencia de los elementos en que se apoyó la opinión. La importancia de los
papeles de trabajo de auditoría, no solamente está dada por constituir
evidencias del cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas,
de las declaraciones de las normas de auditoría y las normas internacionales auditoría,
sino por el hecho de servir de prueba del control de calidad durante el proceso
de auditoría, base sólida para que el auditor independiente esté en condiciones
de tipificar su grado responsabilidad frente a su cliente. Por otro lado, el auditor
probará con sus papeles de trabajo el cumplimiento de las técnicas y procedimientos
de auditoría, por ejemplo la NIA 230 que establece normas y lineamientos respecto
a la documentación sobre la auditoría de los estados financieros, el auditor deberá
documentar asuntos importantes para apoyar su opinión.
Si bien es cierto, hoy en día, los papeles de trabajo
tradicionales, pueden tener la tendencia de ser sustituidos o reemplazados con medios
de ayuda informáticos. Siempre los especialistas
en auditoría preferirán utilizar aquel sistema que ofrezca mayor seguridad. Los
documentos del trabajo de auditoria en archivos electrónicos no alteran el
concepto de papeles de trabajo, la propiedad y responsabilidad de los mismos,
ni la forma en que se clasifican y archivan. Los papeles de trabajo
electrónicos pueden ser impresos en papel y en ese momento vuelven a adquirir
las características que le son aplicables.
Papeles
de trabajo
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que elabora el Auditor o que son obtenidos por él durante el transcurso de
cada una de las fases del examen. Estos documentos
contienen los datos e información adquiridos por el auditor en su examen, así
como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas
sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe. Los
papeles de trabajo representan los elementos de prueba de la realización del
trabajo de auditoría.
Representan la prueba material del trabajo
realizado por el auditor y un medio de enlace entre los registros contables de
la entidad que se examina y los informes emitidos por el auditor.
Algunos papeles de trabajo son elaborados por el
propio Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su
cliente o por terceras personas pero al
constituirse en pruebas o elementos de comprobación y
fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que
constituyen en general, los papeles de trabajo.
El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría
referente a la "obtención de evidencia suficiente y competente" queda
almacenado en los papeles de trabajo del Auditor.
Representan la prueba material del trabajo realizado por
el auditor y un medio de enlace entre los registros contables de la entidad que
se examina y los informes emitidos por el auditor. Además, en ellos se deja
constancia de la profundidad de las pruebas y de la suficiencia de los
elementos en que se apoyó la opinión. Constituyen la evidencia de la calidad
profesional del trabajo del auditor.
Deberán ser completos en todo caso y no requerir
explicaciones adicionales posteriormente. En tal sentido, deben mostrar como
mínimo lo siguiente:
ü El
alcance del trabajo.
ü Las
informaciones y hechos concretos.
ü Las
fuentes de dónde se obtuvo la información.
ü Las
conclusiones a que se llegaron.
A nivel global, los papeles de trabajo están sujetos a
revisión por parte de las entidades de control y supervisión, las cuales pueden
afectar la auditoría realizada dependiendo de la normativa de cada
jurisdicción.
Objetivo
La obra de Auditoría, de Didáctica Multimedia S.A. (Auditoría I - Cultural de Ediciones S.A. -
Madrid - España, 1996) con respecto a los objetivos de los papeles
de trabajo expresa lo siguiente: “El
objetivo fundamental de los papeles de trabajo es suministrar evidencia de los
procedimientos de trabajo realizados y los comentarios detallados que respaldan
la opinión”. Los papeles de trabajo sirven como base en las decisiones y
conclusiones de la auditoría.
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar
al auditor a garantizar de manera adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo
a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los objetivos fundamentales
de los papeles de trabajo son:
s Facilitar
la preparación del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y
conclusiones resumidas en el informe.
s Proporcionar
información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los
organismos de control y vigilancia del estado.
s Coordinar
y organizar todas las fases del trabajo.
s Proveer
un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoria aplicados.
s Servir
de guía en revisiones subsecuentes.
s Cumplir
con las disposiciones legales.
s
Registrar de manera
ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados
por el auditor.
s
Documentar el trabajo
efectuado para futura consulta y referencia.
s
Proporcionar la base para la
rendición de informes.
s
Facilitar la planeación,
ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
s
Minimizar esfuerzos en
auditorías posteriores.
s
Dejar constancia de que se
cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de
conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás
normatividad aplicable.
s
Estudiar modificaciones a
los procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones.
Clasificación
Se acostumbra clasificar a los papeles de trabajo
desde dos puntos de vista:
1. Por su uso:
ü
Papeles de uso
continuo: Los papeles de
trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta
constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de
organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su
utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra
conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del
Auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
ü
Papeles de uso
temporal: De la misma manera
los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio
determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo
menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles
se agrupan para integrar el expediente de la auditoría del ejercicio a que se
refieran.
2. Por su contenido:
ü
Hoja de Trabajo: Relación de Cuentas que muestran los Saldos y
Movimientos, durante un Periodo determinado.
ü
Cédulas Sumarias: Es la que muestra en forma resumida, la Integración
de un Grupo de Cuentas o Rubro Específico.
ü
Cédulas Subsumarias o
de detalle: Es la que
muestra la Integración de una Cuenta Específica.
ü
Cédulas Analíticas: Es la que muestra al Análisis Detallado del Saldo de
una Cuenta.
ü
Cédulas memorando: Es la que muestra las Observaciones de cada uno de
los Rubros, producto de la Revisión efectuada.
ü
Cédulas de Ajustes y
Reclasificaciones: Es la que
muestra la Relación de Movimientos Contables, necesarios para una correcta
Presentación de las Cifras en los estados financieros.
Aunque
en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia
imaginación, existe en el transcurso del trabajo de auditoría papeles claves
cuyo contenido está más o menos definido.
NIA 230
La Normativa Internacional de Auditoría 230
trata de la responsabilidad que tiene el auditor en la preparación de la
documentación de auditoria correspondiente a una auditoria de estados
financieros.
Requerimientos:
a) Preparación oportuna de la documentación de auditoría.
b) Documentación de los procedimientos de auditoría
aplicados y de la evidencia de auditoría obtenida.
c) Compilación del archivo final de auditoría.
Alcance de la norma:
Ø Establecer normas y dar lineamientos sobre la
documentación de los trabajos de auditoría.
Ø Se debe preparar de manera oportuna la documentación
de las evidencias, de tal forma que proporcionen un registro suficiente y
apropiado, que será la base para el sustento de la opinión; y
evidencias que la auditoría se realizó siguiendo las normas internacionales, regulación y legislación aplicable.
evidencias que la auditoría se realizó siguiendo las normas internacionales, regulación y legislación aplicable.
Dos definiciones claves en esta norma.
·
Documentación de
la auditoría: Registro de
los procedimientos de auditoría realizados en el cliente. Es la vinculación de
la evidencia obtenida durante el proceso de auditoría. Comprende todos los
documentos y registros sobre los que el auditor ha tenido conocimiento y ha
inspeccionado.
·
Auditor con
experiencia: Persona
(interna o externa de la firma) que tiene un entendimiento amplio y completo
sobre:
1. Procesos de auditoría, incluyendo las técnicas de
auditoría.
2. Requisitos legales y regulación aplicables.
3. El entorno del negocio en que opera la entidad.
4. Asuntos de auditoría e información relevante de la
industria.
El
proceso de documentación de la auditoría es quizás el momento más importante y
trascendental del trabajo del auditor, dado que es la oportunidad para acceder
y obtener evidencia sobre cada una de las aseveraciones (afirmaciones) de la
auditoría en forma suficiente y apropiada, entonces toda esta evidencia se debe
vincular en los papales de trabajo, como garantía que el trabajo se llevó a
cabo con la diligencia profesional que corresponde.
Existe
el riesgo, que un mal proceso de obtención de evidencia, en la preparación de
la documentación de auditoría, conlleve a un desenfoque del trabajo,
conllevando a conclusiones erradas, y en consecuencia, un trabajo que puede
quedar descalificado para sustentar la opinión final del auditor frente a los
Estados Financieros auditados. De ahí que resulta necesario el control de
calidad sobre estos procesos de auditoría (temas ya desarrollados en artículos
anteriores), y por su puesto el factor humano es determinador de los resultados
como es natural.
Legajos de los
Papeles de Trabajo NIA 560
El legajo de papeles de trabajo, por su naturaleza y
contenido, es el aspecto fundamental para elaborar el dictamen de la auditoría,
y su uso es confidencial y exclusivo del auditor de sistemas, los papeles de
trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas al área,
salvo requerimiento o mandato de la autoridad jerárquica o legal de su
competencia.
Norma
Internacional de Auditoría 560
Según la norma el auditor debe tomar en cuenta los
efectos que pueden ocasionar los hechos posteriores al cierre de los Estados
contables y en la opinión final que emita el auditor. Además establece que el
auditor debe efectuar procedimientos para obtener la suficiente y apropiada
evidencia para realizar la auditoría. La norma señala los diferentes
tratamientos que se le debe dar a los hechos cuando: ocurren hasta la fecha del
informe final, cuando los hechos son descubiertos después de la fecha del
informe final pero que suceden antes de que los Estados Financieros hayan sido
emitidos y cuando los hechos son descubiertos después de haber emitido los
Estados Financieros. También trata de la oferta de valores que hacen las
entidades al público en donde el auditor debe considerar los requerimientos
legales aplicados a estos.
Definiciones
Fecha de los estados financieros: Fecha
del final del último periodo cubierto por los estados financieros.
Fecha de aprobación de los estados
financieros: Fecha en la cual todos los estados que
comprenden los estados financieros han sido preparados incluyendo las notas
relacionadas y autorizados por las autoridades pertinentes dentro de la
entidad, quienes se responsabilizan de los mismos.
Fecha del dictamen del auditor:
Fecha en la cual el auditor define el dictamen de los estados financieros. Esta
fecha debe ser posterior a la fecha establecida para la aprobación de los
estados financieros.
Fecha en que se emiten los estados
financieros: Fecha en que el dictamen del auditor y los
estados financieros auditados están disponibles a terceros.
Hechos posteriores:
Sucesos que ocurren entre la fecha de los estados financieros y la fecha del
dictamen del auditor, incluyendo los hechos que llegan a ser del conocimiento
del auditor después de la fecha del dictamen.
Objetivos
·
Obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada
sobre si los hechos que ocurran entre la fecha de los estados financieros y la
fecha de su dictamen, que requieran ajuste o revelación en los estados
financieros, están reflejados apropiadamente en dichos estados de acuerdo con
el marco de referencia aplicable.
·
Responder adecuadamente a hechos que sean del
conocimiento del auditor después de la fecha de emisión de su dictamen, que si
hubieran llegado a ser de su conocimiento en esa fecha, hubiera ocasionado una
modificación al mismo.
Cédulas
de auditoría
Las cédulas de auditoría son documentos en los que se
describen los procedimientos y técnicas
utilizadas durante la ejecución de la auditoría, así como los resultados y
conclusiones en que sustenta la opinión del auditor.
Las cédulas de auditoría, se clasifican en cédulas
sumarias, analíticas, sub-analíticas, de informe, de observaciones y de seguimiento
de recomendaciones.
1. Cédulas sumarias o de resumen:
Contiene los datos en forma global o general de las cifras, procedimientos, conclusiones
o las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o
cifras homogéneos cuyo análisis se encuentra en otras cédulas.
2. Cédula Analítica:
Describe un procedimiento de auditoría desarrollado o aplicado sobre aquellas
partidas que han sido seleccionadas para su revisión y comprobación en los
diversos tipos de auditoría que se practican, mostrando la razonabilidad o
irregularidad mediante su contenido, así como las marcas y notas explicativas
de auditoría.
3. Cédulas Subanalíticas:
Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con detalle
los datos contenidos en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la
cuenta de inversiones en valores, la cédula subanalítica sería aquella en que
se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión.
4. Cédula de Observaciones:
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de
la revisión, se resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente
identificados con el número de cédula correspondiente, a fin de facilitar su
consulta y revisión.
5. Cédula de Informes:
Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas
en que se presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de
papeles de trabajo, un informe donde se expongan brevemente los antecedentes de
auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, a fin de
ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones por
emprender.
6. Cédula de seguimiento de
recomendaciones: Si del trabajo de auditoría se derivan
recomendaciones u otro tipo de acciones legales, será necesario dejar
constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de comentarios y
después en cédulas de control de seguimiento.
Símbolo
de auditoria.
También llamadas marcas son símbolos que el auditor
adopta o utiliza en los papeles de trabajo, para indicar la naturaleza y el
alcance de los procedimientos aplicados en circunstancias específicas, las
cuales facilitan su revisión. Las marcas deberán ser uniformes, simples,
distinguibles y claras, de manera que puedan ser rápidamente escritas por el
auditor que ejecuta el trabajo e identificables por quien lo supervise. La
explicación o significado de las marcas se hará en cada cédula donde se coloquen
o se detallarán en una cédula exclusiva de marcas, esta deberá archivarse al
final del legajo de papeles de trabajo. Entre los objetivos de
las marcas de auditoria tenemos:
s Dejar constancia del trabajo
realizado.
s Facilitar el trabajo y
ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues evitan
describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas.
s Agilizar la supervisión, ya que
permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.
s Identificar y clasificar las
técnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.
Reglas a seguir en el uso de símbolos de
auditoria
ü Uso de lápiz o lapicero rojo.
ü El supervisor empleará lápiz o lapicero
de color distinto.
ü Su significado debe incluirse en la
última hoja de cada rubro o área examinada, utilizando hojas de 14 columnas.
ü No se debe efectuar sin haber llevado a
cabo el procedimiento correspondiente.
Informe de Auditoria
También llamado dictamen de auditoría de cuentas anuales,
es el documento final que redactan los auditores después de la realización
completa de la auditoría, donde señalan la
situación económica de la empresa y donde muestran su opinión sobre la realidad
económica de la empresa.
Este documento es muy importante para todos los públicos,
ya sean los accionistas, entidades financieras o empleados para conocer el
estado real de la empresa y ver la salud económica y su viabilidad.
El informe de auditoría financiera tiene como finalidad
expresar una opinión técnica de las cuentas anuales en los aspectos
significativos o importantes, sobre si éstas muestran la imagen fiel del
patrimonio, de la situación financiera y del resultado de sus operaciones, así
como de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio. Su propósito
es brindar suficiente información a los funcionarios de la entidad auditada y
estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones más
significativas, e incluir las recomendaciones
que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u
operaciones del área o áreas examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos
de control interno y uno de ellos son:
ü Asegurar la prestación
de sus servicios y el cumplimiento de sus metas, de manera eficaz, eficiente,
económica y efectiva.
ü Observar la regularidad
respecto al marco normativo vigente.
ü Salvaguardar el
patrimonio.
Requisitos
del informe
Los requisitos de un
Informe de Auditoría son:
1. Ser veraz.
2. Estar documentado
formalmente.
3. Mostrar las
observaciones (debilidades) encontradas.
4. Tener recomendaciones y
soluciones para cada observación.
5. Reflejar las áreas de
oportunidad y cursos de acción.
Tipos
Informe
Preliminar
Este documento permite asegurar la calidad de los
resultados de la auditoria, al someter a consideración del auditado los
hallazgos y recomendaciones preliminares obtenidos, quien puede oponerse a los
juicios elaborados, presentando las evidencias y soportes que quiere hacer
valer para el cambio de opinión. En caso de considerarlo procedente el equipo
auditor puede ajustar o precisar el contenido del informe con base en las
previsiones y aclaraciones del auditado.
Como informe preliminar de avance se puede realizar una
entrega en el tiempo previsto para la realización de la auditoría cuando la
situación este generando alto riesgo y obligue a que la administración tome
medidas urgentes.
Informe
Final
La base para la elaboración de este informe la constituye
el informe preliminar debidamente validado por los auditados.
Informe
Ejecutivo
Es el documento extractado del informe detallado, el cual
contiene la información relevante para el nivel ejecutivo y/o estratégico de la
Entidad, que facilita el entendimiento de los resultados del proceso de
auditoría y presenta un panorama general del estado del sistema de control
interno del área auditada, de acuerdo con el alcance y los objetivos
establecidos para la auditoria. Este documento no debe ser mayor a 4 hojas y
requiere de la utilización de gráficos, ilustraciones y resúmenes que faciliten
su lectura y comprensión.
Informe
de seguimiento
Este informe determina el grado de avance en el
cumplimiento de los compromisos pactados, para promover el fortalecimiento del
sistema de control interno.
Existen dos formas de realizar dicho seguimiento
dependiendo de la ubicación geográfica de la dependencia auditada. En el nivel
central dicho seguimiento lo realiza personalmente, el profesional asignado, el
cual recogerá la información en el formato diseñado para tal fin. Si el
seguimiento se va a realizar a una dependencia del nivel regional dicha
información será diligenciada por el jefe de la oficina auditada, el cual
deberá dar respuesta en el plazo que le fije la oficina de control interno.
Estructura
del Informe de Auditoria
Por norma general, en la redacción de este documento se
deben incluir obligatoriamente siete partes principales, que conforman el modelo
estándar usado a nivel mundial.
Aunque puede tener más secciones, por regla general las
partes de este modelo estándar son el título del informe, la introducción, el
alcance, el resumen, la opinión y finalmente, el nombre y la firma del auditor.
Título
del informe
El título del informe debe incluir la fecha de la
auditoría, que suele ser el último día de trabajo de campo ejecutado por el contador
o grupo de contadores. Además debe especificar el destinatario del informe, que
consiste en el directorio, consejo de administración o grupo de accionistas de
la empresa u organización. El destinatario en todo caso es siempre el grupo o
individuo de poder dentro de la empresa que ha contratado la realización de la
auditoría.
En este título es importante especificar la palabra
“independiente” para señalar que la auditoría fue hecha por contadores que no
son parte de la nómina de la empresa y que han sido contratados especialmente
para esta evaluación. De esta manera, se diferencia este informe del que realizan
los contadores al servicio de la organización, quienes se encargan de las
denominadas “auditorías internas”, distintas al caso del que hablamos en este
artículo.
Por esta razón, es normal que el título incluya frases
como “Informe de Auditoría Independiente de Cuentas Anuales”, lo que lo
diferencia a simple vista de otros informes hechos por los órganos internos de
la empresa. Además, al declarar el carácter independiente del informe de
auditoría también se deja en claro que su contenido será una opinión del
experto sobre los estados financieros de la organización, sin intereses de por
medio.
Introducción
El informe debe incluir un párrafo introductorio en el
que se detalla la auditoría realizada, se identifican los documentos
financieros utilizados para hacerla y se advierte que el equipo administrador
de la compañía es el responsable de la precisión de los estados contables
usados para levantar la evaluación. Además, determina el plazo de tiempo
cubierto por la auditoría.
Alcance
En este párrafo se establece que la auditoría se llevó a
cabo conforme a las normas y métodos dispuestos por los estándares de auditoría
generalmente aceptados y que fue diseñada para brindar una garantía de que lo
detallado en los estados contables es preciso. Además, se indican los métodos
de evaluación utilizados por los auditores a fin de verificar y probar los
métodos de contabilidad empleados por la compañía.
Es importante además que aquí se identifiquen cuáles
fueron los estados financieros auditados, por lo que se debe incluir el nombre
de la empresa, estados financieros sometidos a revisión, la fecha del balance y
el período de tiempo que cubren los demás estados.
Si hubo alguna limitación o salvedad que pudo haber
afectado el trabajo de auditoría, se debe explicar claramente a continuación de
este párrafo de alcance, detallado en uno o varios párrafos de salvedades según
sea necesario. En caso negativo, se entenderá que la auditoría se llevó a cabo
siguiendo todos los procedimientos y pruebas necesarios para que el contador o
contadores expresen su opinión imparcial sobre los estados financieros de la
entidad.
Resumen
Esta sección incluye un resumen de la información
recolectada durante la auditoría. El contenido de este resumen está determinado
por lo que el auditor considera de importancia para los niveles ejecutivos de
la compañía. Este segmento del informe de auditoría es distinto del que sigue a
continuación, pues solo se limita a expresar los resultados de manera concisa y
corta y no a expresar una gran cantidad de detalles y opiniones.
Opinión
En este segmento del informe se expresa la consideración
que hacen los auditores sobre la situación financiera de la empresa en base al
trabajo de campo realizado, así como también se explican y justifican los
métodos y procedimientos aplicados para llegar a esa conclusión. Por lo tanto,
se trata del espacio del informe donde el auditor puede expresar su punto de
vista y evaluación sobre la salud financiera de la organización, pero también
es el espacio para que el auditor manifieste su conformidad o inconformidad con
los principios de contabilidad usados por esta.
Este segmento del informe de auditoría sirve por lo tanto
para expresar si las cuentas anuales expresan o no de manera fiel la situación
financiera de la empresa, su patrimonio, el estado de pérdidas y ganancias
informado y el manejo de los recursos obtenidos y aplicados durante el
ejercicio evaluado.
El segmento de opinión puede y debe incluir cualquier
salvedad relevante sobre las cuentas anuales de la empresa que pudieran afectar
la exactitud de la auditoría o representar una situación irregular. Esto se
refiere únicamente a cuentas anuales, que incluyen el balance, la cuenta de pérdidas
y ganancias y la memoria.
Si todo ha resultado correcto durante la auditoría, esta
sección del informe deberá dejar en claro que las cuentas anuales presentadas
expresan fielmente el patrimonio y situación financiera de la empresa durante
el período evaluado y contienen la información necesaria y suficiente para su
interpretación y comprensión adecuada, en apego a los principios y normas contables
generalmente aceptados.
Nombre
del auditor
El auditor deberá identificarse como el autor de la
auditoría detallando su nombre al final del informe. Si éste trabaja para una
compañía en particular, deberá incluir su nombre o el nombre del contador
público para el cual trabaja.
Firma
del auditor
El auditor será responsable por los resultados de su
auditoría hasta la fecha detallada en el título del informe. A tal fin, deberá
refrendar su firma como señal de que asume esta responsabilidad.
Generalidades del
Informe de Auditoría
La capacidad y habilidad del auditor en la redacción del
informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los
propósitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer, de forma
fácil, los resultados del trabajo realizado por los auditores.
El estilo de redacción es muy propio de cada persona, por
lo que es difícil establecer parámetros o reglas rígidas sobre esto; no
obstante se debe:
·
Evitar la repetición excesiva de vocablos.
·
No utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido
declaradas previamente; salvo que sean muy conocidas, como: MP, UM, MLP, etc.
·
No utilizar términos ofensivos o vulgares
·
Utilizar palabras comunes y de uso generalizado.
·
Redactar en forma impersonal.
·
Utilizar adecuadamente los signos de puntuación.
En la copia del informe que se archiva en el expediente
de la auditoría, se debe señalar, al lado de cada hallazgo, las Referencias del
Papel que lo originó dicho señalamiento.
El
informe de auditoría, es el documento que sintetiza el resultado del
cumplimiento de los objetivos definidos en la asignación de actividades de
auditoría, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en
la fase de ejecución.
El
informe debe cumplir con los siguientes atributos:
Preciso: diga lo que tiene que decir. Es
conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su
redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de
importancia.
Conciso: la redacción debe ser breve pero sin
omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe buscar la forma
de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se
tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe
incluir la fuente de criterio, el criterio de auditoría, la causa y el efecto,
aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada
por la CGR.
Objetivo: todos los hallazgos deben reflejar una
situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales.
Soportado: las afirmaciones, conceptos, opiniones y
hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente
y competente y la misma debe ser registrada en SICA Actividad A5 procedimiento
“Estructurar observaciones o hallazgos de auditoría”.
Oportuno: debe cumplir los términos de
elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad.
El
informe debe cumplir con las siguientes características de presentación:
Protocolos: debe redactarse en letra arial tamaño 12
de Word. Margen superior, 4 cm. Margen inferior, 3 cm. Margen izquierdo, 3 cm.
Margen derecho, 3 cm. Espacio interlineado sencillo.
Numeración: sólo se utilizarán números arábigos por
niveles, así:
ü 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla
y centrado.
ü 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin
negrilla y alineado a la izquierda.
ü 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula con
negrilla a la izquierda.
ü 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin
negrilla, cursiva y alineado a la izquierda.
Paginación: debe ir en el margen inferior centrado y
se numerará a partir del capítulo Resultados de Auditoría.
Redacción: tener en cuenta las normas generales de
redacción y ortografía En la redacción del Informe debe evitarse mencionar
nombres propios.
Cuadros, Tablas y Gráficas: en los cuadros y tablas se utilizan
números arábigos en orden consecutivos a través de todo el texto, se debe
indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño
10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño.
El
análisis de las gráficas debe ser consecuente con la presentación de las
mismas. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden
consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La gráfica se debe
colocar en la misma página en que se menciona.
Cifras: las cifras presentadas en el Informe y
en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles
de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas.
Denominación e Identificación de los
hallazgos: a los
Hallazgos se les colocará un título en positivo y se numerarán en forma
consecutiva, esto último con el fin de facilitar su codificación.
La
NIA 230 “Documentación” señala que la extensión de los papeles de trabajo es un
caso de juicio profesional por lo que es necesario y práctico documentar todos
los asuntos importantes que el auditor considere. Para realizar el trabajo de
acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder
importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta
finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información
innecesaria y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida
localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.
Los
papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos
significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados
y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación
del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas
y los elementos de juicio o criterio.
REFERENCIAS
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Juan
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Alejandro
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Vicente
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Delis.
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INSTITUTO
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Federico
Agustín Ceverino. (2016). AUDITORIA DE PYMES A PARTIR DE NORMAS INTERNACIONALES
DE AUDITORIA. https://bdigital.uncu.edu.ar/objetos_digitales/8104/ceverino-f.-a.-mondejas-puche-c.-v..pdf
·
NORMA
INTERNACIONAL DE AUDITORÍA 560 HECHOS POSTERIORES AL CIERRE. (2013.) http://www.icac.meh.es/NIAS/NIA%20560%20p%20def.pdf
Clasificación de los
papeles de trabajo. (S/F). Bogotá, Colombia. http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse126.html
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