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domingo, 28 de junio de 2020

Control Interno


  PONENCIA DEL EQUIPO:  Exposicion
Introducción
            El presente trabajo monográfico nos muestra de manera explícita y general los aspectos más importantes del control interno dentro de una organización.
            El control interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objetivo. Detecta las irregularidades y errores y busca la solución más factible evaluando todos los niveles de auditoria, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.
            Se ve entonces que mediante el examen y objetivo del control interno, registros y evaluación de los estados financieros, se crea la confianza que la empresa debe mostrar frente a la sociedad. La evaluación del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico, son el fundamento de la realización de una buena auditoría financiera.

 Control Interno
            La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela 1994:310, la define como:
“El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa”.
            Asimismo Redondo, 1993:267 afirma que: “se debe hacer un estudio y una evaluación adecuada de control interno existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los procedimientos de auditorías”.
            Conforme a las definiciones anteriores podemos decir que el control interno no son solamente manuales de políticas y formatos; es todo un sistema de controles financieros empleado por las empresas, y que son establecidos por la dirección o gerencia para que la organización pueda realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el propósito de proteger sus recursos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, dando seguridad y confiabilidad a la información generada en las transacciones económicas, al igual que prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes procesos desarrollados en la empresa.
            El control interno está integrado por un conjunto de actividades, planes, métodos, políticas, principios, normas, procedimientos y mecanismos encargados de verificar y evaluar todas la actividades y operaciones desarrolladas en la organización, así como también la forma como se administra la información y los recursos, además determinar si dicha administración va acorde a las políticas trazadas por la dirección y a su vez, sujeta a las normas constitucionales vigentes.

Etapas del Control Interno

            El control interno tiene 3 fases, y a su vez, cada una de estas fases se dividen en etapas:

ü  Fase I: Planificación: Esta fase tiene por finalidad desarrollar un plan de trabajo que permita a la entidad implementar progresivamente su Sistema de Control Interno; se considera la importancia de establecer el compromiso de todos los niveles organizacionales de la entidad mediante un compromiso formal y por escrito del titular y la alta dirección con el proceso de implementación del sistema de control interno y la constitución de un comité de control interno responsable del mismo.
Etapas:
1.      Acciones Preliminares.
2.      Identificación de Brechas (en esta etapa se elabora el Diagnóstico del SCI).
3.      Elaboración del Plan de Trabajo para el Cierre de Brechas.
            Entre las acciones a seguir, está la elaboración de un diagnóstico de la situación actual del sistema de control interno de la entidad, que facilitará la posterior elaboración de un plan de trabajo. Este último comprende las acciones apropiadas que deben seguirse para la implementación del control interno que asegure razonablemente su efectivo funcionamiento.
ü  Fase II: Ejecución: La importancia de esta fase radica en la implementación de cada una de las acciones definidas en el plan de trabajo para el cierre de brechas.
Etapa:
4.      Cierre de Brechas: En esta etapa de cierre de brechas se ejecutan las acciones para cerrar las brechas identificadas como resultado del diagnóstico del sistema de control interno, para lo cual el equipo de trabajo operativo toma en cuenta el plan de trabajo elaborado en la fase de planificación.
ü  Fase III: Evaluación: Siguiendo con el modelo secuencial de implementación del sistema de control interno, la fase de evaluación se presenta de forma alternada y posterior a las fases de planificación y ejecución.
Etapa:
5.      Reportes de Evaluación y Mejora Continua: Este proceso de evaluación es efectuado en concordancia con las necesidades y consideraciones que la entidad establezca como pertinentes, las cuales tendrán como objetivo principal determinar con certeza que los procedimientos y mecanismos establecidos se desarrollen de forma adecuada. En los casos que, como producto de esta evaluación, se detecten desviaciones o incumplimientos sustanciales, se toman medidas que modifican los procedimientos para reorientar el cumplimiento del objetivo proyectado.

Objetivos del Control Interno

            El sistema de control interno debe ser diseñado con base en los siguientes objetivos generales:
·         Los resultados del procesamiento de las transacciones deben informarse en tiempo y estar respaldados por archivos adecuados incluyendo los relativos a la tecnología de la información.
·         Las transacciones debe ser válidas para conocerse y ser sometidas con oportunidad para su aceptación.
·         Las transacciones que reúnan los requisitos establecidos por la administración deben reconocerse como tales y procesarse oportunamente.
·         Las autorizaciones se deben otorgar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel administrativo apropiado.
            Las consideraciones de los objetivos de autorización son cuatro.
Objetivos del sistema contable:
s  Identificar las transacciones susceptibles del registro.
s  Medir y evaluar las transacciones en unidades monetarias.
s  Clasificar y registrar las transacciones.
s  Comunicar los resultados del proceso a través de los estados financieros.
Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones:
            Las operaciones deben registrarse para permitir la preparación de estados financieros, así como para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia por tanto se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
s  Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable.
s  Las transacciones deben clasificarse en forma tal que permita la preparación de estados financieros de conformidad con las Normas de información financiera y el criterio de la administración.

Objetivos de verificación y evaluación:
            Son fundamentales en el proceso de control de la información, contenido y archivos de los estados financieros se trata de verificar los datos que se encuentran  en bases de datos con las existencias en físico o reales de la empresa, de igual manera incluye la revisión constante de los saldos pendientes en los estados financieros.
Objetivos de salvaguarda física:
            Consiste en vigilar y monitorear el acceso a los activos, bienes, información confidencial, bases de datos y archivos. Para esto se debe implementar un sistema escrito con las autorizaciones al personal y debe ser comunicado a los colaboradores  para que se sigan estas normas con respeto.

Elementos del Control Interno

ü  La estructura organizativa, que comprende fundamentalmente la   definición de áreas de responsabilidad, líneas de autoridad, canales de   comunicación y niveles de jerarquía (organigramas, manuales de   procedimientos, etc.) 
ü  Las políticas y procedimientos operativos, en materia de compras, ventas,  producción, gestión de inventarios, política de inversiones, finanzas, etc. 
ü  Las políticas y procedimientos contables, incluyendo a todo el sistema de   información de la empresa, no sólo la contabilidad patrimonial básica, sino   también el control presupuestario, las estadísticas, etc.

Componentes del control interno

Ø  Ambiente de control: es la base del resto de los componentes y determina el funcionamiento de la organización a la vez que influye la consciencia de los empleados en relación con temas de control. Aporta estructura y disciplina.
Ø  Evaluación de riesgos: en este componente se identifican y analizan los riesgos que atañen a las actividades de la empresa para determinar su futura gestión.
Ø  Actividades de control: políticas que aseguran el cumplimiento de las medidas preventivas según los objetivos establecidos.
Ø  Información y comunicación: se trata de los esfuerzos por hacer llegar la información necesaria a los individuos y departamentos que conforman la compañía, lo anterior con la finalidad de velar por el adecuado desempeño de dichos elementos.
Ø  Supervisión y seguimiento: se refiere a las actividades de inspección o revisión de las tareas para comprobar el funcionamiento pleno.
            Los componentes del Sistema de Control Interno están determinados por las características y necesidades de cada compañía, sin embargo, se recomienda que su análisis se realice en conjunto con el de los objetivos organizacionales: los componentes significan los diferentes caminos de los que se dispone para cumplir los objetivos, y estos últimos se vuelven una pauta para la implementación del Sistema de Control Interno.

Control interno sobre transacciones

            Los sistemas de control interno varían  de una organización a otra, dependen de factores tales como el tamaño, la estructura de la organización, la naturaleza de las operaciones y los objetivos de la organización para los cuales fue diseñado el sistema. Sin embargo existen factores comunes para cualquier sistema. Estos factores son: un plan lógico de organización, una estructura contable bien diseñada, una función de Auditoría interna, y la calidad y entrenamiento del personal.
            Plan de organización: Se refiere a la  división de autoridad, responsabilidades y obligaciones entre los miembros de una organización. El plan de organización deberá dar seguridad de que las transacciones se llevan a cabo de conformidad con la  empresa, de que se acrecienta la eficiencia de las operaciones, se resguardan los activos y se promueve la confianza de los datos contables. Estos objetivos pueden lograrse por medio de la separación de responsabilidades para:
-          La iniciación o  aprobación de las transacciones,
-          La custodia de los activos, y
-          Los registros contables que se llevan.
            Control interno sobre transacciones: Un concepto fundamental del control contable es que ninguna persona o departamento  deberá manejar todos los aspectos  de una transacción de principio a fin.  Cada transacción deberá implicar cuatro pasos: aprobada, autorizada, ejecutada y registrada. El control interno se acrecentará si cada uno de estos pasos se lleva a cabo por empleados o departamentos independientes.
            Responsabilidad por los activos: Un paso tradicional para lograr el control interno contables es  la separación  de la función  contabilidad de la custodia de los activos relativos. Cuando los del departamento de Contabilidad y los de custodia son independientes, el trabajo de cada departamento sirve para comprobar la precisión del trabajo del otro.
            Eficiencia de las operaciones: Un plan eficaz de operaciones deberá mejorar la eficiencia de las operaciones, así como contribuir  al control interno contable. Cuando dos o más departamentos participan en cada transacción, el trabajo de  un departamento es revisado por el otro.
            Normalmente los errores que comete el departamento de recibo en las cuentas de mercancías recibidas, lo descubrirá el departamento de Contabilidad cuando compare el informe recibido  con la factura del vendedor y la orden de compra.
            Organización independiente de los departamentos: El control interno se logra principalmente por medio de la independencia en la organización de los departamentos de contabilidad, de operación y de custodia. Este grado de separación se logra  mediante la designación de jefes de departamentos que se valoricen sobre la base  de la actuación de sus departamentos respectivos.
            Responsabilidad de los departamentos de finanzas  y contabilidad: La división de responsabilidades entre estos departamentos muestra la separación de las funciones  de contabilidad, operativas y también de custodia de activos. El departamento de contabilidad registra las transacciones financieras, pero no maneja los activos financieros. Los registros de contabilidad establecen la responsabilidad por los activos y proporcionan la información necesaria de los movimientos financieros.  
            Un concepto fundamental del control contable es que ninguna persona o departamento  deberá manejar todos los aspectos  de una transacción de principio a fin.  Cada transacción deberá implicar cuatro pasos: aprobada, autorizada, ejecutada y registrada. El control interno se acrecentará si cada uno de estos pasos se lleva a cabo por empleados o departamentos independientes.

Métodos para examinar y evaluar el control interno

            Existen los siguientes métodos para la documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una mejor efectividad:
·        Método Descriptivo o de memorándum: Como su nombre lo indica, consiste en la descripción de las actividades y procedimientos, en un sentido procesal, que el personal desarrolla en la unidad administrativa, proceso o función sujeto a auditoría; haciendo referencia, en su caso, a los sistemas administrativos y de operación, y a los registros contables y archivos que intervienen. La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
            Una descripción adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro características:
1.      Origen de cada documento y registro en el sistema.
2.      Cómo se efectúa el procesamiento.
3.      Disposición de cada documento y registro en el sistema.
4.      Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la evaluación de los riesgos de control.
            La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias. La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que puede consistir en:
a)      Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de su revisión.
b)      Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado.

·        Método gráfico: Es el método mediante el cual se contempla, por medio de cuadros o gráficas, el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares de trabajo donde se encuentran establecidas las medidas o acciones de control para el ejercicio de las operaciones.
            Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representación simbólica y por medio de flujo secuencial de los documentos de la entidad auditada. El diagrama de flujo debe representar todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito. Este método debe incluir las mismas cuatro características del método gráfico enunciadas anteriormente.
            Entre las ventajas de este método tenemos que permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control y proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio. Entre las desventajas tenemos que hay una pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público y tiene dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.
·        Método de cuestionarios: Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones. Son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido. Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a examinar. 
Ventajas:
-        Representa un ahorro de tiempo.
-        Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.
-        Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.
Desventajas:
-        El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
-        Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porqué de estas respuestas.
-        Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.

Pruebas de cumplimiento

            Es el medio de comprobación de que los procedimientos  o medidas de control interno estuvieron operando con efectividad durante el periodo auditado y verificar, asimismo, si prevalecen en la operación durante la ejecución de  la auditoría.
            Por lo general, no es necesario comprobar todos los procedimientos o medidas de control interno identificados a través de la aplicación de memorandos descriptivos, gráficas de flujo, cuestionarios o detección de funciones incompatibles, que contribuyen al logro total o parcial de los objetivos de control. Siempre será importante probar aquellos cuyos objetivos son considerados clave en función de los riesgos inherentes, residuales y de auditoría.
            En la aplicación de las pruebas de cumplimiento, y para ponderar con mayores elementos la calificación y confianza que el auditor dará a los procedimientos o medidas de control establecido en la unidad administrativa, proceso o función sujeto a auditoría, se recomienda tomar en cuenta los siguientes factores:
o    La frecuencia (siempre, ocasionalmente, nunca) con que fueron aplicados los procedimientos o medidas de control. Tales procedimientos o medidas se deben cumplir de  manera consistente.
o    La calidad (buena, regular, mala) con que se aplican los procedimientos o medidas de control. La calidad de la ejecución puede ser probada mediante discusiones con el entrevistado sobre el criterio seguido con respecto a las decisiones adoptadas sobre el particular.
o    El ejecutor (compatible, incompatible) del procedimiento o medida de control, indicando  su nombre y cargo. Las actividades asignadas al responsable o ejecutor del procedimiento o medida de control deben ser compatibles con otras tareas o responsabilidades encomendadas.

Informe del Control Interno

            Es el documento emitido por el auditor como resultado final de su examen y/o evaluación, incluye información suficiente sobre observaciones, conclusiones de hechos significativos, así como recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a políticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras. La redacción se efectuará en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector, evitando en lo posible el uso de terminología muy especializada; evitando párrafos largos y complicados, así como expresiones grandilocuentes y confusas. La redacción del informe debe merecer mucha atención y cuidado de parte del auditor para que tenga la acogida y aceptación que los empresarios esperan de él, en este sentido debe despertar o motivar interés y convencer mediante información sencilla, veraz y objetiva.
            En el informe de auditoría se describirán los hechos o situaciones detectadas, de tal forma que se expongan las observaciones y/o hallazgos, de acuerdo con los objetivos planteados en la auditoría. La misma debe servir para:
ü  Verificar el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos.
ü  Rendición de cuentas.
ü  Monitoreo del desempeño de las actividades de la institución y el desempeño de los funcionarios y empleados responsables de las áreas operacionales.
ü  Asignación de recursos.
ü  Toma de decisiones.
            El informe de auditoría debe presentar las siguientes características:
Ø  Objetivo: Describir los hechos sin exagerar ni minimizar las deficiencias observadas. Sus comentarios deben basarse en situaciones concretas y no sobre rumores. Debe ser imparcial y sin prejuicios al exponer sus observaciones.
Ø  Claridad y simplicidad: La claridad y simplicidad, significan introducir sin mayor dificultad en la mente del lector del informe, lo que el Auditor ha escrito o pensó escribir. La redacción debe expresar las ideas en forma clara, que sea fácilmente comprensible. Debe evitarse el uso de una terminología muy técnica por cuanto los usuarios pueden no comprender lo que el auditor está reportando.
Ø  Concisos: Ir a los hechos y evitar detalles innecesarios.
Ø  Constructivos: La información que se exponga en el informe debe ayudar a la alta dirección y al auditado, de tal manera que permita mejorar los procesos, los registros, así como cumplir o mejorar el sistema de control interno.
Ø  Oportunos: Los informes deben emitirse sin retrasos, a fin de que la alta gerencia pueda tomar las decisiones correctivas del problema planteado lo más pronto posible.

El control contable y el control administrativo

            En su sentido más amplio el control interno se refiere tanto al control administrativo como al control contable.
            Control interno administrativo: comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacio­nados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general sola­mente tienen relación indirecta con los registros finan­cieros.  Incluye más que todo controles tales como aná­lisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia.  Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.

            Algunos ejemplos son los procedimientos para los presupuestos por departamentos, los reportes de desempeño y los procedimientos para el otorgamiento de crédito a los clientes.

            Control Interno Contable: Consiste en el plan de organización y los procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros. En consecuencia está diseñado para proporcionar seguridad razonable de que:
§  Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización de la Dirección.
§  Las transacciones se registran para permitir la preparación con exactitud de los Estados Financieros, y para mantener el control sobre los activos.
§  El acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de la Dirección.
§  El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempo razonables y se adoptan las medidas correspondientes en el caso de que se detecten diferencias.

Caso Práctico


Cooperativa Agrícola "Asistente de Auditoría" R.L.
San Carlos, Municipio San Carlos, Parroquia Ezequiel Zamora, Estado Cojedes
Cuestionario de control interno  inventarios
Pregunta
No
N. A
Observaciones
1
¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios?
X



2
¿Existe algún método de valuación de inventarios?
X


Solamente con el café
3
¿La entidad tiene designada alguna persona responsable de las órdenes de compa de inventarios?

X


4
¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios?
X



5
¿Son consistentes y uniformes durante todo el periodo contable el sistema de registro contable del método de valuación de inventarios?

X


6
¿La entidad utiliza algún sistema de control para llevar al día los registros tanto de los ingresos como los ya existentes en bodega?
X



7
¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que esté bien resguardada físicamente para su seguridad?
X



8
¿Existe alguna persona encargada de bodega?
X



9
¿Los registros contables de inventarios los lleva una persona ajena al encargado de bodega?
X



10
¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las existencias, la persona designada para llevar los registros contables?
X



11
¿La entidad recibe inventario en consignación?

X


12
¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que la misma sea entregada en su totalidad?
X




 Inventarios

Deficiencias
Recomendaciones
1
Durante el arqueo físico de inventarios de café se detectó que no existe control sobre el café que se encuentra en el proceso de secado en el patio.
Elaborar tarjetas de responsabilidad del café en el patio, crear controles para establecer las variaciones por el efecto del secado, con el visto bueno del gerente o miembros del consejo de administración.


Conclusión
            El control interno comprende el plan de organización y todos los sistemas, procedimientos y medidas de coordinación adoptadas por las organizaciones para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, fomentar la eficiencia de sus operaciones y estimular en sus trabajadores el apego a las políticas ordenadas por la gerencia. Los sistemas, procedimientos y políticas empleadas por las empresas en el control interno de los elementos del costo en sus procesos productivos y de sus inventarios, difieren significativamente entre unas organizaciones y otras. Cada una implementa sus controles de acuerdo al tipo de empresa, a la dimensión de sus instalaciones, a su estructura organizacional, a la variedad de sus operaciones, a los objetivos planteados, o a cualesquiera otros factores que pueden ser peculiares a determinada empresa en particular. Ahora bien, la inexistencia o la deficiencia en la aplicación de controles internos en las organizaciones puede ocasionar problemas como pérdida de dinero y de activos, falta de exactitud y confiabilidad de los datos suministrados en los informes contables, paralizaciones innecesarias de los procesos productivos, deterioro acelerado de los equipos de producción, productos con calidad cuestionable, baja productividad y el riesgo de que sucedan accidentes laborales con más frecuencia, entre otros.


Referencias Bibliográficas

·         S/N. (S/A). Bogotá, Colombia. Unicauca. http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse83.html
·         Chacón Wladimir. (2002, enero 26). Conceptos de control interno. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/conceptos-de-control-interno/.
·         Contraloría General de la Republica. Los tres pilares de una gestión publica limpia y eficiente. https://apps.contraloria.gob.pe/packanticorrupcion/control_interno.html
·         Santillana, J.R (2015). Sistemas de control interno. Tercera edición. México. Pearson. Ebook disponible en https://www.biblionline.pearson.com/Pages/BookRead.aspx
·         Romero Javier. (2012, agosto 31). Control interno y sus 5 componentes según COSO. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/control-interno-5-componentes-segun-coso/

·         Gómez Giovanny. (2001, mayo 11). Control interno en la organización empresarial. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/control-interno-organizacion-empresarial/      











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