PONENCIA DEL EQUIPO: Exposicion
Introducción
El presente trabajo monográfico nos
muestra de manera explícita y general los aspectos más importantes del control
interno dentro de una organización.
El control interno contribuye a la
seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y
evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que
ayudan a que la empresa realice su objetivo. Detecta las irregularidades y
errores y busca la solución más factible evaluando todos los niveles de
auditoria, la administración del personal, los métodos y sistemas contables
para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos
empresariales.
Se ve entonces que mediante el
examen y objetivo del control interno, registros y evaluación de los estados
financieros, se crea la confianza que la empresa debe mostrar frente a la
sociedad. La evaluación del sistema de control interno basado en principios,
reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico, son el
fundamento de la realización de una buena auditoría financiera.
La Federación de Colegios de
Contadores Públicos de Venezuela 1994:310, la define como:
“El
plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al
negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia
y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas
ordenadas para cada empresa”.
Asimismo Redondo, 1993:267 afirma
que: “se debe hacer un estudio y una evaluación adecuada de control interno
existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se
limitarán los procedimientos de auditorías”.
Conforme a las definiciones
anteriores podemos decir que el control interno no son solamente manuales de
políticas y formatos; es todo un sistema de controles financieros empleado por
las empresas, y que son establecidos por la dirección o gerencia para que la
organización pueda realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y
ordenada, con el propósito de proteger sus recursos, salvaguardarlos y
asegurarlos en la medida posible, dando seguridad y confiabilidad a la
información generada en las transacciones económicas, al igual que prevenir y
detectar fraudes y errores dentro de los diferentes procesos desarrollados en
la empresa.
El control interno está integrado
por un conjunto de actividades, planes, métodos, políticas, principios, normas,
procedimientos y mecanismos encargados de verificar y evaluar todas la
actividades y operaciones desarrolladas en la organización, así como también la
forma como se administra la información y los recursos, además determinar si
dicha administración va acorde a las políticas trazadas por la dirección y a su
vez, sujeta a las normas constitucionales vigentes.
Etapas del Control Interno
El
control interno tiene 3 fases, y a su vez, cada una de estas fases se dividen
en etapas:
ü
Fase
I: Planificación: Esta fase tiene por finalidad desarrollar
un plan de trabajo
que permita a la entidad implementar progresivamente su Sistema de Control
Interno; se considera la importancia de establecer el compromiso de todos los
niveles organizacionales de la entidad mediante un compromiso formal y por
escrito del titular y la alta dirección con el proceso de implementación del
sistema de control interno y la constitución de un comité de control interno
responsable del mismo.
Etapas:
1.
Acciones
Preliminares.
2.
Identificación
de Brechas (en esta etapa se elabora el Diagnóstico
del SCI).
3.
Elaboración
del Plan de Trabajo para el Cierre de Brechas.
Entre las acciones a seguir, está la
elaboración de un diagnóstico de la situación actual del sistema de control
interno de la entidad, que facilitará la posterior elaboración de un plan de trabajo.
Este último comprende las acciones apropiadas que deben seguirse para la
implementación del control interno que asegure razonablemente su efectivo
funcionamiento.
ü Fase II: Ejecución:
La importancia de esta fase radica en la implementación de cada una de las
acciones definidas en el plan de trabajo para el cierre de brechas.
Etapa:
4.
Cierre
de Brechas: En esta etapa de cierre de brechas se
ejecutan las acciones para cerrar las brechas identificadas como resultado del
diagnóstico del sistema de control interno, para lo cual el equipo de trabajo
operativo toma en cuenta el plan de trabajo elaborado en la fase de
planificación.
ü Fase III: Evaluación:
Siguiendo con el modelo secuencial de implementación del sistema de control
interno, la fase de evaluación se presenta de forma alternada y posterior a las
fases de planificación y ejecución.
Etapa:
5.
Reportes
de Evaluación y Mejora Continua: Este proceso de
evaluación es efectuado en concordancia con las necesidades y consideraciones
que la entidad establezca como pertinentes, las cuales tendrán como objetivo
principal determinar con certeza que los procedimientos y mecanismos
establecidos se desarrollen de forma adecuada. En los casos que, como producto
de esta evaluación, se detecten desviaciones o incumplimientos sustanciales, se
toman medidas que modifican los procedimientos para reorientar el cumplimiento
del objetivo proyectado.
Objetivos del Control
Interno
El sistema de control interno debe
ser diseñado con base en los siguientes objetivos generales:
·
Los resultados del
procesamiento de las transacciones deben informarse en tiempo y estar
respaldados por archivos adecuados incluyendo los relativos a la tecnología de
la información.
·
Las transacciones debe
ser válidas para conocerse y ser sometidas con oportunidad para su aceptación.
·
Las transacciones que
reúnan los requisitos establecidos por la administración deben reconocerse como
tales y procesarse oportunamente.
·
Las autorizaciones se
deben otorgar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel administrativo
apropiado.
Las consideraciones de los objetivos
de autorización son cuatro.
Objetivos
del sistema contable:
s Identificar
las transacciones susceptibles del registro.
s Medir
y evaluar las transacciones en unidades monetarias.
s Clasificar
y registrar las transacciones.
s Comunicar
los resultados del proceso a través de los estados financieros.
Objetivos
de procesamiento y clasificación de transacciones:
Las operaciones deben registrarse
para permitir la preparación de estados financieros, así como para mantener en
archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia por tanto
se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
s Las
transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable.
s Las
transacciones deben clasificarse en forma tal que permita la preparación de
estados financieros de conformidad con las Normas de información financiera y
el criterio de la administración.
Objetivos de verificación
y evaluación:
Son fundamentales en el proceso de
control de la información, contenido y archivos de los estados financieros se
trata de verificar los datos que se encuentran
en bases de datos con las existencias en físico o reales de la empresa,
de igual manera incluye la revisión constante de los saldos pendientes en los
estados financieros.
Objetivos
de salvaguarda física:
Consiste en vigilar y monitorear el
acceso a los activos, bienes, información confidencial, bases de datos y
archivos. Para esto se debe implementar un sistema escrito con las
autorizaciones al personal y debe ser comunicado a los colaboradores para que se sigan estas normas con respeto.
Elementos del Control
Interno
ü La
estructura organizativa, que comprende fundamentalmente la definición de áreas de responsabilidad,
líneas de autoridad, canales de
comunicación y niveles de jerarquía (organigramas, manuales de procedimientos, etc.)
ü Las
políticas y procedimientos operativos, en materia de compras, ventas, producción, gestión de inventarios, política
de inversiones, finanzas, etc.
ü Las
políticas y procedimientos contables, incluyendo a todo el sistema de información de la empresa, no sólo la
contabilidad patrimonial básica, sino
también el control presupuestario, las estadísticas, etc.
Componentes del control
interno
Ø Ambiente de control:
es la base del resto de los componentes y determina el funcionamiento de la
organización a la vez que influye la consciencia de los empleados en relación
con temas de control. Aporta estructura y disciplina.
Ø Evaluación de riesgos:
en este componente se identifican y analizan los riesgos que atañen a las
actividades de la empresa para determinar su futura gestión.
Ø Actividades de control:
políticas que aseguran el cumplimiento de las medidas preventivas según los
objetivos establecidos.
Ø Información y
comunicación: se trata de los esfuerzos por hacer
llegar la información necesaria a los individuos y departamentos que conforman
la compañía, lo anterior con la finalidad de velar por el adecuado desempeño de
dichos elementos.
Ø Supervisión y
seguimiento: se refiere a las actividades de
inspección o revisión de las tareas para comprobar el funcionamiento pleno.
Los componentes del Sistema de
Control Interno están determinados por las características y necesidades de
cada compañía, sin embargo, se recomienda que su análisis se realice en
conjunto con el de los objetivos organizacionales: los componentes significan
los diferentes caminos de los que se dispone para cumplir los objetivos, y
estos últimos se vuelven una pauta para la implementación del Sistema de Control
Interno.
Control interno sobre
transacciones
Los sistemas de control interno
varían de una organización a otra,
dependen de factores tales como el tamaño, la estructura de la organización, la
naturaleza de las operaciones y los objetivos de la organización para los
cuales fue diseñado el sistema. Sin embargo existen factores comunes para
cualquier sistema. Estos factores son: un plan lógico de organización, una
estructura contable bien diseñada, una función de Auditoría interna, y la calidad
y entrenamiento del personal.
Plan de organización: Se refiere
a la división de autoridad,
responsabilidades y obligaciones entre los miembros de una organización. El
plan de organización deberá dar seguridad de que las transacciones se llevan a
cabo de conformidad con la empresa, de
que se acrecienta la eficiencia de las operaciones, se resguardan los activos y
se promueve la confianza de los datos contables. Estos objetivos pueden
lograrse por medio de la separación de responsabilidades para:
-
La iniciación o aprobación de las transacciones,
-
La custodia de los
activos, y
-
Los registros contables
que se llevan.
Control interno sobre
transacciones: Un concepto
fundamental del control contable es que ninguna persona o departamento deberá manejar todos los aspectos de una transacción de principio a fin. Cada transacción deberá implicar cuatro
pasos: aprobada, autorizada, ejecutada y registrada. El control interno se
acrecentará si cada uno de estos pasos se lleva a cabo por empleados o
departamentos independientes.
Responsabilidad por los activos:
Un paso tradicional para lograr el control interno contables es la separación
de la función contabilidad de la
custodia de los activos relativos. Cuando los del departamento de Contabilidad
y los de custodia son independientes, el trabajo de cada departamento sirve para
comprobar la precisión del trabajo del otro.
Eficiencia de las operaciones:
Un plan eficaz de operaciones deberá mejorar la eficiencia de las operaciones,
así como contribuir al control interno
contable. Cuando dos o más departamentos participan en cada transacción, el
trabajo de un departamento es revisado
por el otro.
Normalmente los errores que comete
el departamento de recibo en las cuentas de mercancías recibidas, lo descubrirá
el departamento de Contabilidad cuando compare el informe recibido con la factura del vendedor y la orden de
compra.
Organización independiente de los
departamentos: El control interno se logra principalmente por medio de la
independencia en la organización de los departamentos de contabilidad, de
operación y de custodia. Este grado de separación se logra mediante la designación de jefes de
departamentos que se valoricen sobre la base
de la actuación de sus departamentos respectivos.
Responsabilidad de los departamentos
de finanzas y contabilidad: La
división de responsabilidades entre estos departamentos muestra la separación
de las funciones de contabilidad,
operativas y también de custodia de activos. El departamento de contabilidad
registra las transacciones financieras, pero no maneja los activos financieros.
Los registros de contabilidad establecen la responsabilidad por los activos y
proporcionan la información necesaria de los movimientos financieros.
Un concepto fundamental del control
contable es que ninguna persona o departamento
deberá manejar todos los aspectos
de una transacción de principio a fin.
Cada transacción deberá implicar cuatro pasos: aprobada, autorizada,
ejecutada y registrada. El control interno se acrecentará si cada uno de estos
pasos se lleva a cabo por empleados o departamentos independientes.
Métodos para examinar y
evaluar el control interno
Existen los siguientes métodos para
la documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los
cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una
mejor efectividad:
·
Método
Descriptivo o de memorándum: Como
su nombre lo indica, consiste en la descripción de las actividades y
procedimientos, en un sentido procesal, que el personal desarrolla en la unidad
administrativa, proceso o función sujeto a auditoría; haciendo referencia, en
su caso, a los sistemas administrativos y de operación, y a los registros
contables y archivos que intervienen. La descripción debe hacerse de manera tal
que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que
intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
Una descripción adecuada de un
sistema de contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo
menos cuatro características:
1. Origen
de cada documento y registro en el sistema.
2. Cómo
se efectúa el procesamiento.
3. Disposición
de cada documento y registro en el sistema.
4. Indicación
de los procedimientos de control pertinentes a la evaluación de los riesgos de
control.
La información se obtiene y se
prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por
departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias. La
forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego
de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que puede
consistir en:
a) Preparar
sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los
aspectos de su revisión.
b) Que
las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias
del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de
trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no
cubiertas por sus notas es adecuado.
·
Método
gráfico: Es el método mediante el cual se
contempla, por medio de cuadros o gráficas, el flujo de las operaciones a
través de los puestos o lugares de trabajo donde se encuentran establecidas las
medidas o acciones de control para el ejercicio de las operaciones.
Un diagrama de flujo de control interno consiste en una
representación simbólica y por medio de flujo secuencial de los documentos de
la entidad auditada. El diagrama de flujo debe representar todas las
operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al
proceso descrito. Este método debe incluir las mismas cuatro características
del método gráfico enunciadas anteriormente.
Entre las ventajas de este método
tenemos que permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se
encuentran debilidades de control y proporciona una rápida visualización de la
estructura del negocio. Entre las desventajas tenemos que hay una pérdida de
tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades
del Contador Público y tiene dificultad para realizar pequeños cambios o
modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.
·
Método
de cuestionarios: Consiste en el empleo de
cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen
preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene
a su cargo las funciones. Son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas
indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las
respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se
pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno.
Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor
dividió los rubros a examinar.
Ventajas:
-
Representa un ahorro de
tiempo.
-
Por su amplitud cubre con
diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se
alteró o descontinuó.
-
Es flexible para conocer
la mayor parte de las características del control interno.
Desventajas:
-
El estudio de dicho
cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
-
Muchas de las respuestas
si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea
completa del porqué de estas respuestas.
-
Su empleo es el más
generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
Pruebas de cumplimiento
Es el medio de comprobación de que
los procedimientos o medidas de control
interno estuvieron operando con efectividad durante el periodo auditado y
verificar, asimismo, si prevalecen en la operación durante la ejecución de la auditoría.
Por lo general, no es necesario
comprobar todos los procedimientos o medidas de control interno identificados a
través de la aplicación de memorandos descriptivos, gráficas de flujo,
cuestionarios o detección de funciones incompatibles, que contribuyen al logro
total o parcial de los objetivos de control. Siempre será importante probar
aquellos cuyos objetivos son considerados clave en función de los riesgos
inherentes, residuales y de auditoría.
En la aplicación de las pruebas de
cumplimiento, y para ponderar con mayores elementos la calificación y confianza
que el auditor dará a los procedimientos o medidas de control establecido en la
unidad administrativa, proceso o función sujeto a auditoría, se recomienda
tomar en cuenta los siguientes factores:
o La
frecuencia (siempre, ocasionalmente, nunca) con que fueron aplicados los
procedimientos o medidas de control. Tales procedimientos o medidas se deben
cumplir de manera consistente.
o La
calidad (buena, regular, mala) con que se aplican los procedimientos o medidas
de control. La calidad de la ejecución puede ser probada mediante discusiones
con el entrevistado sobre el criterio seguido con respecto a las decisiones
adoptadas sobre el particular.
o El
ejecutor (compatible, incompatible) del procedimiento o medida de control,
indicando su nombre y cargo. Las
actividades asignadas al responsable o ejecutor del procedimiento o medida de
control deben ser compatibles con otras tareas o responsabilidades
encomendadas.
Informe del Control
Interno
Es el documento emitido por el auditor
como resultado final de su examen y/o evaluación, incluye información
suficiente sobre observaciones, conclusiones de hechos significativos, así como
recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a
políticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras. La redacción se
efectuará en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al
lector, evitando en lo posible el uso de terminología muy especializada;
evitando párrafos largos y complicados, así como expresiones grandilocuentes y
confusas. La redacción del informe debe merecer mucha atención y cuidado de
parte del auditor para que tenga la acogida y aceptación que los empresarios esperan
de él, en este sentido debe despertar o motivar interés y convencer mediante
información sencilla, veraz y objetiva.
En el informe de auditoría se
describirán los hechos o situaciones detectadas, de tal forma que se expongan
las observaciones y/o hallazgos, de acuerdo con los objetivos planteados en la
auditoría. La misma debe servir para:
ü Verificar
el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos.
ü Rendición
de cuentas.
ü Monitoreo
del desempeño de las actividades de la institución y el desempeño de los
funcionarios y empleados responsables de las áreas operacionales.
ü Asignación
de recursos.
ü Toma
de decisiones.
El informe de auditoría debe
presentar las siguientes características:
Ø Objetivo:
Describir los hechos sin exagerar ni minimizar las deficiencias observadas. Sus
comentarios deben basarse en situaciones concretas y no sobre rumores. Debe ser
imparcial y sin prejuicios al exponer sus observaciones.
Ø Claridad y simplicidad:
La claridad y simplicidad, significan introducir sin mayor dificultad en la
mente del lector del informe, lo que el Auditor ha escrito o pensó escribir. La
redacción debe expresar las ideas en forma clara, que sea fácilmente
comprensible. Debe evitarse el uso de una terminología muy técnica por cuanto
los usuarios pueden no comprender lo que el auditor está reportando.
Ø Concisos:
Ir a los hechos y evitar detalles innecesarios.
Ø Constructivos:
La información que se exponga en el informe debe ayudar a la alta dirección y
al auditado, de tal manera que permita mejorar los procesos, los registros, así
como cumplir o mejorar el sistema de control interno.
Ø Oportunos:
Los informes deben emitirse sin retrasos, a fin de que la alta gerencia pueda
tomar las decisiones correctivas del problema planteado lo más pronto posible.
El
control contable y el control administrativo
En su sentido más amplio el control interno se refiere
tanto al control administrativo como al control contable.
Control interno
administrativo: comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y
adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen
relación indirecta con los registros financieros. Incluye más que todo
controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo,
reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de
calidad. En el Control Administrativo se involucran el
plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los
procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por
parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la
eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las
áreas de la organización.
Algunos
ejemplos son los procedimientos para los presupuestos por departamentos, los
reportes de desempeño y los procedimientos para el otorgamiento de crédito a
los clientes.
Control Interno Contable:
Consiste en el plan de organización y los procedimientos y registros referentes
a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros.
En consecuencia está diseñado para proporcionar seguridad razonable de que:
§ Las
transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización de la Dirección.
§ Las
transacciones se registran para permitir la preparación con exactitud de los
Estados Financieros, y para mantener el control sobre los activos.
§ El
acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de la
Dirección.
§ El
activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempo
razonables y se adoptan las medidas correspondientes en el caso de que se
detecten diferencias.
Caso
Práctico
Cooperativa
Agrícola "Asistente de Auditoría" R.L.
Cuestionario de control
interno inventarios
Nº
|
Pregunta
|
Sí
|
No
|
N. A
|
Observaciones
|
1
|
¿Existe
un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios?
|
X
|
|||
2
|
¿Existe algún método
de valuación de inventarios?
|
X
|
Solamente
con el café
|
||
3
|
¿La
entidad tiene designada alguna persona responsable de las órdenes de compa de
inventarios?
|
X
|
|||
4
|
¿Se cuenta con alguna
medida de seguridad para los registros de inventarios?
|
X
|
|||
5
|
¿Son
consistentes y uniformes durante todo el periodo contable el sistema de
registro contable del método de valuación de inventarios?
|
X
|
|||
6
|
¿La entidad utiliza
algún sistema de control para llevar al día los registros tanto de los
ingresos como los ya existentes en bodega?
|
X
|
|||
7
|
¿Cuenta
la entidad con una bodega en buen estado y que esté bien resguardada
físicamente para su seguridad?
|
X
|
|||
8
|
¿Existe alguna persona
encargada de bodega?
|
X
|
|||
9
|
¿Los
registros contables de inventarios los lleva una persona ajena al encargado
de bodega?
|
X
|
|||
10
|
¿Realiza inventarios
físicos periódicamente de las existencias, la persona designada para llevar
los registros contables?
|
X
|
|||
11
|
¿La
entidad recibe inventario en consignación?
|
X
|
|||
12
|
¿Se comprueba en la
recepción de la mercadería que la misma sea entregada en su totalidad?
|
X
|
Inventarios
Deficiencias
|
Recomendaciones
|
|
1
|
Durante
el arqueo físico de inventarios de café se detectó que no existe control
sobre el café que se encuentra en el proceso de secado en el patio.
|
Elaborar
tarjetas de responsabilidad del café en el patio, crear controles para
establecer las variaciones por el efecto del secado, con el visto bueno del
gerente o miembros del consejo de administración.
|
Conclusión
El control interno comprende el plan de organización y
todos los sistemas, procedimientos y medidas de coordinación adoptadas por las organizaciones
para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos
contables, fomentar la eficiencia de sus operaciones y estimular en sus
trabajadores el apego a las políticas ordenadas por la gerencia. Los sistemas,
procedimientos y políticas empleadas por las empresas en el control interno de
los elementos del costo en sus procesos productivos y de sus inventarios,
difieren significativamente entre unas organizaciones y otras. Cada una
implementa sus controles de acuerdo al tipo de empresa, a la dimensión de sus
instalaciones, a su estructura organizacional, a la variedad de sus
operaciones, a los objetivos planteados, o a cualesquiera otros factores que
pueden ser peculiares a determinada empresa en particular. Ahora bien, la inexistencia
o la deficiencia en la aplicación de controles internos en las organizaciones
puede ocasionar problemas como pérdida de dinero y de activos, falta de
exactitud y confiabilidad de los datos suministrados en los informes contables,
paralizaciones innecesarias de los procesos productivos, deterioro acelerado de
los equipos de producción, productos con calidad cuestionable, baja
productividad y el riesgo de que sucedan accidentes laborales con más
frecuencia, entre otros.
Referencias Bibliográficas
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Colombia. Unicauca. http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse83.html
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Contraloría General de la
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Ebook disponible en https://www.biblionline.pearson.com/Pages/BookRead.aspx
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